چرا به مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیاز داریم؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار دراکثر سازمان‌ها یک چالش بزرگ محسوب می‌شود. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می‌کنند که این موضوع هزینه‌های هنگفتی دارد یا فقط برای فرآیندهای بزرگ ارزش دارد. اما مهم نیست که اندازه کسب و کار شما چقدر است؛ این سیستم برای هر نوع کسب و کاری اهمیت دارد. چه فرآیندهای کاریتان را دوست داشته باشید و چه نه، باید بدانید که آنها هسته اصلی یک تجارت هستند، در هر بخش و تیم وجود دارند و امری حیاتی برای نتیجه عملیات هستند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار business process management کمک می‌کند تا به آسانی مسیرهای مختلف را طی کنید و با صرف زمان و منابع کمتر و برنامه‌ریزی، کارتان را به خوبی پیش ببرید.
مدیریت فرآیند های کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، روشی برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری است. این یک روش و نه یک محصول است که می‌تواند تجارت شما را به یک ماشین روغن‌کاری شده تبدیل کند. یعنی همه کارها خیلی بهتر و سریع‌تر به انجام برسند. از این روش برای بهبود مستمر تجارت هم استفاده می‌شود. در این روش وضعیت فعلی تجزیه و تحلیل می‌شود و زمینه‌های بهبود برای ایجاد یک سازمان کارآمد مشخص می‌شود. مدیریت فرآیند شامل نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش بینی است. هر بخش در یک شرکت وظیفه دارد مقداری ماده اولیه یا داده را گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند. هر بخش ممکن است تعداد زیادی فرآیند اصلی داشته باشد. بسیاری از افراد BPM را با اتوماسیون گردش کار اشتباه می‌گیرند. BPM واقعی باید حول نتایج مانند بهبود فرآیند یا افزایش کارایی متمرکز شود و تکمیل فرایند و پایان آن را در نظر بگیرد. فرایندها می‌توانند ساختاریافته و از ابتدا تا انتها مسیری قابل پیش‌بینی داشته باشند؛ یا بدون ساختار و همراه با مسیری با قابلیت پیش‌بینی کمتر باشند. طبیعتا فرایندها یا گردش کارهایی که ساختاریافته و قابل تکرار هستند، کاندیداهای خوبی برای اتوماسیون ایجاد می‌کنند.
چرا به مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیاز داریم؟
مدیریت فرآیند کسب و کار شامل انجام کار به کارآمدترین صورت ممکن و با بهترین نتایج است. این نتایج بهتر شامل:
بهبود کیفیت
خدمات
زمان پاسخگویی
تجربه مشتری
یا رضایت مشتری
این موضوع به معنای بهینه‌سازی تخصیص منابع، از بین بردن تنگناها، کاهش تکرار فرآیند، تسریع در معاملات و ... است. به کارگیری این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات و خط اصلی را بهبود ببخشند. آنها با این کار قوی‌تر و آماده‌تر می‌شوند و از پس هر طوفانی که در سر راهشان قرار می‌گیرد، برمی‌آیند. به همین دلیل طراحی فرایندهای کسب و کار اهمیت زیادی دارد.
اگر فرآیندهای تجاری سازماندهی و سیستم‌سازی نشوند، مشکلاتی را به وجود می‌آورند. مشکلاتی مانند:
اتلاف وقت
خطاهای بیشتر
کمبود داده
مدیریت فرآیندهای کسب و کار چه مزایایی دارد؟
اگر سیستم مدیریت فرایند به درستی انجام شود، می‌تواند مزایای زیادی برای تجارت شما به همراه داشته باشد. مزایایی مانند:
بازده هزینه: شرکت‌ها با ساده‌سازی عملیات، همکاری و کاهش تلاش‌های تکراری می‌توانند ضمن بهبود بهره‌وری، هزینه‌ها را هم کاهش دهند.
افزایش بهره وری: عملکرد BPM منجر به خودکارسازی کارهای تکراری، رفع تنگناها و کاهش مراحل غیرضروری می‌شود.
رضایت مندی بهتر کارمندان و مشتری: به جای اینکه کارمندان شما وقت خود را صرف انجام کارهای خسته‌کننده و تکراری کنند، زمان بیشتری را صرف فعالیت‌هایی می‌کنند که ارزش بیشتری برای تجارت و مشتری به همراه داشته باشد.
استراتژی سازمانی قوی تر: سازمان‌ها می‌توانند با هماهنگ کردن نتایج مدیریت فرآیند با نتایج کسب و کار، عملکرد کلی و بهینه‌سازی منابع خود را بهبود ببخشند.
چرخه سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار چگونه است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار مانند یک چرخه مداوم عمل می‌کند. نام‌گذاری و دسته‌بندی هر بخش با توجه به موقعیت‌های مختلف متفاوت است؛ اما چرخه کامل فرآیندهای کسب و کار شامل موارد زیر است:
طراحی Design: شناسایی فرایندهای موجود و زمینه‌های بهبود. جریان کار بین افراد و سیستم‌ها را ترسیم کنید و هرگونه وابستگی یا تحویل را ارزیابی کنید. اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع‌آوری داده‌ها و یک گردش کار برای پردازش آن است. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر جریان کار است.
مدل سازی model: این مرحله در برخی تئوری‌ها وجود ندارد. روند کار را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات کار مانند مهلت‌ها و شرایط را پاک کنید تا طرح روشن و واضحی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در فرآیند ارائه دهید.
اجرا Execute: فرآیندهای مشخص شده و طراحی شده در مرحله قبل را انجام دهید. این کار را می‌توان به صورت دستی یا با استفاده از اتوماسیون انجام داد. ابتدا فرآیند را از طریق یک آزمایش برای گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. مطمئن شوید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده‌اید.
نظارت Monitor: فرآیندها را ردیابی کنید تا از وضعیت و عملکرد آنها مطلع شوید. مناطقی را که عملکرد کمتری دارند یا به عنوان تنگنا عمل می‌کنند، علامت‌گذاری کنید. فرآیند را در حین انجام کار تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی و تعیین تنگناها استفاده کنید.
بهینه سازی Optimize: از اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله نظارت برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها یا بازده بیشتر استفاده کنید. همانطور که تجزیه و تحلیل می‌کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما انجام شود، توجه کنید. در این صورت کارآیی بیشتری خواهید داشت. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.
برای کسب اطلاعات بیشتر از مشاورین مرکز آمایش سلامت سرزمین کمک بگیرید.
مطالب مرتبط:
ارسال پاسخ
آخرین اخبار
